Πως θα κάνετε Ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωση και Εξουσιοδότηση

Εγκύκλιο με “επείγουσες οδηγίες για την εφαρμογή των ψηφιακών υπηρεσιών ηλεκτρονικής Υπεύθυνης Δήλωσης και Εξουσιοδότησης στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη (ΕΨΠ) της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr)” εξέδωσε ο Υπουργός Επικρατείας, Κ. Πιερρακάκης. 

Η Εγκύκλιος απευθύνεται, μεταξύ άλλων, και στους ΟΤΑ Α’ και Β’ βαθμού της Χώρας. 

Στο κείμενό της, οι Υπηρεσίες και οι ενδιαφερόμενοι πολίτες μπορούν να βρουν πληροφορίες για να χρησιμοποιήσουν τις νέες αυτές δυνατότητες.

Αναλυτικότερα:

Στην από 20.3.2020 ΠΝΠ  περιλαμβάνονται διατάξεις σχετικά με την εσπευσμένη θέση σε λειτουργία της ΕΨΠ.  Τα άρθρα εικοστό τέταρτο έως εικοστό όγδοο αφορούν τη δυνατότητα υποβολής με ηλεκτρονικό τρόπο και μέσω αυθεντικοποίησης με κωδικούς taxisnet της Αίτησης, της Υπεύθυνης Δήλωσης και της Εξουσιοδότησης.

Α) ΔΙΚΑΙΩΜΑ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΨΠ

Κάθε φυσικό πρόσωπο που ενεργεί για τον εαυτό του ατομικά ή με την ιδιότητα νομίμου εκπροσώπου νομικού προσώπου (χρήστης), ή με οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα εκπροσώπησης ή αντιπροσώπευσης τρίτου προσώπου που θα ορίζεται από το χρήστη ρητά στο σώμα του εγγράφου, δύναται να εκδίδει έγγραφα, όπως Υπεύθυνη Δήλωση, Εξουσιοδότηση και Αίτηση μέσω της ΕΨΠ του αρ.52 του ν.4635/2019, της οποίας η παραγωγική λειτουργία, καθώς και η τεχνολογική ανάπτυξη και υποστήριξη ανήκει στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (ΓΓΠΣΔΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης. Η δυνατότητα έκδοσης των ανωτέρω εγγράφων παρέχεται μέσα από αντίστοιχες υπηρεσίες - ηλεκτρονικές εφαρμογές που λειτουργούν στην ΕΨΠ.

Β) ΑΥΘΕΝΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ ΤΗΣ ΕΨΠ

Για την πρόσβαση στις ως άνω υπηρεσίες, απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη, με την χρήση των κωδικών - διαπιστευτηρίων της ΓΓΠΣΔΔ (taxisnet).

Στον ιστότοπο της ΕΨΠ ο χρήστης επιλέγει μία από τις ακόλουθες υπηρεσίες: α) Υπεύθυνη δήλωση, β) Εξουσιοδότηση, γ) Αίτηση. Στη συνέχεια, το σύστημα μεταφέρει τον χρήστη στο περιβάλλον της ΓΓΠΣΔΔ, προκειμένου να λάβει χώρα η αυθεντικοποίηση του χρήστη, δηλαδή η επαλήθευση των στοιχείων της ταυτότητάς του, με χρήση των διαπιστευτηρίων της ΓΓΠΣΔΔ (κωδικοί taxisnet).

Γ) ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΥΠΕΥΘΥΝΗΣ ΔΗΛΩΣΗΣ - ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΠΟΛΙΤΩΝ

α) Αφού ολοκληρωθεί η αυθεντικοποίηση, ο χρήστης προβαίνει στην επιλογή του επιθυμητού μεταξύ των προσυμπληρωμένων προτύπων ή του γενικού προτύπου με ελεύθερο κείμενο. Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη εμφανίζονται προσυμπληρωμένα στην Υπεύθυνη Δήλωση. Στην περίπτωση που στο επιλεγέν πρότυπο δεν εμφανίζονται προσυμπληρωμένα όλα τα στοιχεία του, τα κενά πεδία συμπληρώνονται από τον ίδιο. Τέλος, ο χρήστης συντάσσει την Υπεύθυνη Δήλωση με βάση το πρότυπο που επέλεξε.

β) Ο χρήστης, αφού προβεί σε επισκόπηση της συνταχθείσας Υπεύθυνης Δήλωσής του, πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία συναίνεσης / αποδοχής του περιεχομένου της. Η διαδικασία αυτή διενεργείται μέσω της αποστολής από το σύστημα ενός μοναδικού κωδικού, που του αποστέλλεται με SMS στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει.

γ) Μετά την ολοκλήρωση της περιγραφόμενης στην προηγούμενη περ.(β) διαδικασίας συναίνεσης / αποδοχής, ολοκληρώνεται η έκδοση της ηλεκτρονικής Υπεύθυνης Δήλωσης, η οποία, πλέον, φέρει έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε μορφή QR code καθώς και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα.  Ο χρήστης μπορεί είτε να αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του το αρχείο της Υπεύθυνης Δήλωσης ή να επιλέξει να του σταλεί ο υπερσύνδεσμος μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms). Η αναγραφόμενη στην ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ημερομηνία αντιστοιχεί και λογίζεται ως ημερομηνία έκδοσης της ηλεκτρονικής Υπεύθυνης Δήλωσης. Με αυτόν τον τρόπο, ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωση, που συντάχθηκε σύμφωνα με τα ανωτέρω, συνιστά έγγραφο βέβαιης χρονολογίας, τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της.

δ) Στο σημείο αυτό, ο χρήστης έχει τις εξής δυνατότητες: είτε αποστέλλει τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της συνταχθείσας ηλεκτρονικής Υπεύθυνης Δήλωσής του στον Φορέα - λήπτη μέσω email ή sms, είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον Φορέα - λήπτη για τον ως άνω αναγνωριστικό αριθμό είτε εκτυπώνει την ηλεκτρονική Υπεύθυνη Δήλωσή του, με σκοπό να την προσκομίσει στον φορέα-λήπτη. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας.  

Δεν απαιτείται σε καμμία περίπτωση επικύρωση της εκτυπωμένης Υπεύθυνης Δήλωσης ούτε βεβαίωση του γνήσιου της υπογραφής του χρήστη, καθώς η ανωτέρω περιγραφείσα αυθεντικοποίησή του που έλαβε χώρα πριν την σύνταξη αυτής, ισοδυναμεί, δυνάμει του άρθρου εικοστού εβδόμου της από 20.03.2020 ΠΝΠ, με τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής, όπως η τελευταία ορίζεται στο αρ.11 του ν.2690/1999.

Δ) ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΚΔΟΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΗΣ – ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΠΟΛΙΤΩΝ

α) Αφού ολοκληρωθεί η αυθεντικοποίηση, ο χρήστης προβαίνει στην επιλογή του επιθυμητού μεταξύ των προσυμπληρωμένων προτύπων ή του γενικού προτύπου με ελεύθερο κείμενο. Τα προσωπικά στοιχεία του χρήστη εμφανίζονται προσυμπληρωμένα στην Εξουσιοδότηση. Στην περίπτωση που στο επιλεγέν πρότυπο δεν εμφανίζονται προσυμπληρωμένα όλα τα στοιχεία του χρήστη, τα κενά πεδία συμπληρώνονται από τον ίδιο. Τέλος, ο χρήστης συντάσσει την εξουσιοδότηση με βάση το πρότυπο που επέλεξε.

β) Ο χρήστης, αφού προβεί σε επισκόπηση της συνταχθείσας Εξουσιοδότησής του, πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία συναίνεσης/αποδοχής του περιεχομένου της. Η διαδικασία αυτή διενεργείται μέσω της αποστολής από το σύστημα ενός μοναδικού κωδικού, που του αποστέλλεται με SMS στον αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχει δηλώσει.

γ) Μετά την ολοκλήρωση της περιγραφόμενης στην προηγούμενη περ.(β) διαδικασίας συναίνεσης/αποδοχής, ολοκληρώνεται η έκδοση της ηλεκτρονικής Εξουσιοδότησης, η οποία, πλέον φέρει έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και μορφή QR code καθώς και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα. ώρα. Ο χρήστης μπορεί είτε να αποθηκεύσει τοπικά στον υπολογιστή του το αρχείο της εξουσιοδότησης ή να επιλέξει να του σταλεί ο υπερσύνδεσμος μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms).Η αναγραφόμενη στην ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ημερομηνία αντιστοιχεί και λογίζεται ως ημερομηνία έκδοσης της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης. Με αυτόν τον τρόπο, ηλεκτρονική εξουσιοδότηση, που συντάχθηκε σύμφωνα με τα ανωτέρω, συνιστά έγγραφο βέβαιης χρονολογίας, τόσο στην ηλεκτρονική όσο και στην έντυπη μορφή της.

δ) Στο σημείο αυτό, ο χρήστης έχει τις εξής δυνατότητες:

i. Αποστέλλει στον εξουσιοδοτούμενο τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης του μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον εξουσιοδοτούμενο για τον ως άνω αναγνωριστικό αριθμό είτε εκτυπώνει την ηλεκτρονική εξουσιοδότηση του, με σκοπό να την προσκομίσει στον εξουσιοδοτούμενο. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας.

ή ii. Αποστέλλει ηλεκτρονικά τον υπερσύνδεσμο μαζί με τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης της ηλεκτρονικής εξουσιοδότησης του στον Φορέα - λήπτη μέσω ηλεκτρονικού μηνύματος (email) ή μέσω γραπτού μηνύματος (sms), είτε ενημερώνει τηλεφωνικά τον φορέα-λήπτη ή εκτυπώνει την ηλεκτρονική εξουσιoδότησή του, με σκοπό να την προσκομίσει στον φορέα-λήπτη. Ιδιαιτέρως συνιστάται να μην ακολουθείται η εκτύπωση παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις αδυναμίας.

Δεν απαιτείται σε καμμία περίπτωση επικύρωση της εκτυπωμένης εξουσιοδότησης ούτε βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του χρήστη, καθώς η ανωτέρω περιγραφείσα αυθεντικοποίησή του που έλαβε χώρα πριν την σύνταξη αυτής, ισοδυναμεί δυνάμει του άρθρου εικοστού ογδόου της από 20.03.2020 ΠΝΠ με τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής, όπως η τελευταία ορίζεται στο αρ.11 του ν.2690/1999.

Στην Εγκύκλιο, εκτός από τις ενέργειες για τους πολίτες, περιγράφονται ανά περίπτωση και οι ενέργειες των Δημόσιων Φορέων.